Documentgeneratie
Offertes, contracten, facturen en rapporten automatisch samengesteld uit uw data.
Document Automation
Documentverwerking en -generatie automatiseren
Documenten opmaken en gegevens eruit halen kost onnodig veel tijd. IT-TOGO automatiseert beide kanten: offertes, contracten en rapporten die zichzelf genereren, en inkomende documenten waaruit data automatisch wordt gehaald.
Document Automation
Documenten kosten tijd aan twee kanten
Uitgaand moeten offertes, contracten en rapporten manueel worden opgemaakt — vaak met kopieer- en plakwerk uit meerdere bronnen. Inkomend moeten gegevens uit PDF's en formulieren manueel worden overgetypt.
Document automation pakt beide kanten aan. Uitgaande documenten worden automatisch gegenereerd uit uw data; inkomende documenten worden gelezen en de gegevens automatisch gestructureerd — met AI voor de stukken die vroeger te vaag waren om te automatiseren.
Document Automation
Wat IT-TOGO bouwt
Automatisatie voor de volledige documentflow, uitgaand én inkomend.
Data-extractie
Gegevens uit inkomende PDF's, mails en formulieren automatisch uitlezen.
Slimme verwerking
Documenten classificeren, samenvatten en naar de juiste flow routeren.
Archivering & koppeling
Documenten automatisch opslaan en koppelen aan het juiste dossier of systeem.
Document Automation
Concrete toepassingen
- Offertes automatisch opmaken uit CRM-gegevens
- Contracten genereren met de juiste clausules en gegevens
- Gegevens uit inkomende facturen automatisch uitlezen
- Formulieren omzetten naar gestructureerde data
- Rapporten periodiek automatisch samenstellen
- Documenten classificeren en in het juiste dossier plaatsen
Document Automation
Wat het uw bedrijf oplevert
Sneller klaar
Documenten staan in seconden klaar in plaats van na manueel werk.
Consistente opmaak
Elk document volgt dezelfde huisstijl en structuur.
Minder overtypwerk
Inkomende gegevens worden automatisch gestructureerd.
Terugvindbaar
Documenten worden automatisch gearchiveerd en gekoppeld.
Document Automation
Integratiemogelijkheden
Documentflows halen data uit en schrijven data naar uw bestaande systemen:
- CRM en ERP (o.a. Teamleader, Odoo, Exact Online)
- Microsoft 365 & Google Workspace
- E-mail en gedeelde mailboxen
- Boekhoud- en facturatiesoftware
- Documentopslag en DMS
- Databases en REST API's
Document Automation
Onze technische aanpak
- 01Documentflow in kaart
We bepalen welke documenten waar vandaan komen en naartoe gaan.
- 02Template & extractie
We bouwen templates voor generatie en logica voor extractie.
- 03Test op echte documenten
We valideren op uw eigen documenten en randgevallen.
- 04Uitrol & optimalisatie
Live gaan met controle op kwaliteit en blijven bijsturen.
Document Automation
Security & privacy
Documenten en de data erin worden binnen de EU verwerkt, versleuteld in transit en at rest. AI-verwerking loopt waar mogelijk via Europese endpoints.
We documenteren waar documenten worden opgeslagen en verwerkt, en tekenen samen een verwerkersovereenkomst. GDPR is het uitgangspunt.
Document Automation
Veelgestelde vragen over document automation
Welke documenten kunnen jullie automatiseren?
Zowel uitgaande documenten (offertes, contracten, facturen, rapporten) als inkomende (facturen, formulieren, PDF's waaruit data moet worden gehaald). We bekijken samen welke documentflow de meeste tijd kost.
Hoe betrouwbaar is de data-extractie?
We combineren AI met validatieregels en, waar nodig, een menselijk controlemoment voor twijfelgevallen. Zo blijft de kwaliteit hoog en houdt u controle over wat automatisch doorgaat.
Behouden onze documenten hun huisstijl?
Ja. Gegenereerde documenten volgen uw templates en huisstijl, zodat elk document er consistent en professioneel uitziet.
Koppelt dit met ons boekhoud- of CRM-systeem?
Ja. Via API-integraties halen we data uit uw CRM of ERP voor generatie, en schrijven we geëxtraheerde gegevens terug naar uw boekhoud- of documentsysteem.
Document Automation
Gerelateerde diensten
AI Automation
Repetitieve administratie, communicatie en opvolging automatiseren.
Bekijk wat we kunnen automatiserenCustom Software
Webapplicaties, portals en dashboards wanneer standaard niet volstaat.
Bespreek uw projectAI Agents
Digitale medewerkers met een afgebakende taak en de juiste rechten.
Bespreek uw projectContact
Klaar om uw administratie slimmer te maken?
Vertel kort welk proces vandaag tijd kost. We denken mee over een praktische oplossing — vrijblijvend en concreet.