Inlezen uit elke bron
Facturen uit een gedeelde mailbox, een uploadmap, een leveranciersportaal of een scanner.
Facturen automatiseren
Facturen automatisch verwerken
Inkomende facturen zijn een van de meest dankbare processen om te automatiseren: het volume is hoog, de structuur is herkenbaar en de huidige werkwijze — openen, lezen, overtypen, doorsturen, klasseren — kost puur tijd. Met OCR en AI halen we de gegevens er automatisch uit, valideren we ze tegen uw eigen data en zetten we ze klaar voor goedkeuring.
Facturen automatiseren
Het echte werk zit in de tussenstappen
Een leveranciersfactuur komt binnen als PDF in een mailbox. Iemand opent ze, kijkt of het bedrag klopt met de bestelbon, typt leverancier, datum, bedrag en btw over in de boekhouding, stuurt ze door voor goedkeuring en zet het bestand in de juiste map. Dat zijn vijf handelingen per factuur, elke dag opnieuw.
Loopt het ergens mis, dan merkt u dat vaak laat: een dubbel geboekte factuur, een gemiste vervaldatum met een herinnering tot gevolg, of een factuur die wekenlang bij iemand in de mailbox bleef hangen. Automatisatie haalt niet alleen de handelingen weg, ze maakt ook zichtbaar waar een factuur op dit moment vastzit.
Facturen automatiseren
Wat de automatisatie doet
We bouwen de flow van inkomende PDF tot geboekt en gearchiveerd document. Elke stap is instelbaar naar uw werkwijze:
Gegevens extraheren
OCR en AI halen leverancier, factuurnummer, datum, vervaldatum, bedragen, btw en lijnen eruit — ook uit scans.
Valideren
Controle op btw-berekening, dubbele facturen, gekende leveranciers en overeenstemming met de bestelbon.
Goedkeuringsflow
Routering naar de juiste verantwoordelijke, met grenzen per bedrag of afdeling en automatische herinneringen.
Doorzetten naar de boekhouding
De gevalideerde gegevens worden geboekt in uw boekhoudpakket, zonder manuele invoer.
Archiveren
Het originele document wordt vindbaar bewaard, gekoppeld aan de boeking en de goedkeuring.
Facturen automatiseren
Concrete toepassingen
Rond facturatie automatiseren we doorgaans een of meer van deze flows:
- Leveranciersfacturen uit een gedeelde mailbox automatisch verwerken
- Factuur matchen met bestelbon en leveringsbon vóór goedkeuring
- Goedkeuring per bedrag of afdeling, met automatische herinneringen
- Dubbele en reeds betaalde facturen detecteren vóór boeking
- Uitgaande facturen automatisch genereren en versturen
- Opvolging van vervaldatums en openstaande posten met rapportering
Facturen automatiseren
Drie manieren om facturen te verwerken
OCR alleen is niet hetzelfde als AI-extractie. Het verschil zit in wat er gebeurt met facturen die afwijken van het verwachte formaat.
| Manueel | Klassieke OCR | AI-extractie | |
|---|---|---|---|
| Nieuwe leverancier | Werkt, maar kost tijd | Vaak een nieuw sjabloon nodig | Werkt meestal meteen, zonder sjabloon |
| Scans van mindere kwaliteit | Mens leest het | Foutgevoelig | Robuuster, met zekerheidsscore per veld |
| Factuurlijnen | Volledig manueel | Beperkt | Lijn per lijn uitgelezen |
| Twijfelgevallen | Niet zichtbaar | Stille fouten | Expliciet ter controle aangeboden |
| Onderhoud | Geen, maar permanente tijdskost | Sjablonen bijhouden | Regels en validaties bijstellen |
Facturen automatiseren
Wat het uw bedrijf oplevert
Geen invoerwerk meer
De gegevens komen uit het document in plaats van uit een toetsenbord.
Minder boekingsfouten
Validatie op btw, dubbels en leveranciers vóór er geboekt wordt.
Op tijd betalen
Vervaldatums en goedkeuringen worden actief opgevolgd.
Altijd terug te vinden
Elk document gekoppeld aan zijn boeking, goedkeuring en historiek.
Facturen automatiseren
Koppelingen
De flow eindigt in uw eigen boekhouding of ERP. Die koppeling is het kritieke stuk en bouwen we zorgvuldig:
- Boekhouding (o.a. Exact Online, Yuki, Octopus, WinBooks)
- ERP (o.a. Odoo) en bestelbonnen
- Gedeelde mailboxen in Microsoft 365 of Google Workspace
- Peppol en e-facturatieformaten (UBL)
- SharePoint, OneDrive of een eigen documentarchief
- Betaalbestanden en bankkoppelingen
Facturen automatiseren
Onze aanpak
- 01Testen op uw echte facturen
We nemen een representatieve set van uw eigen facturen en meten hoe accuraat de extractie is.
- 02Validatieregels bepalen
Wat moet kloppen vóór een factuur door mag? Die regels leggen we expliciet vast.
- 03Goedkeuring en koppeling
Routering naar de juiste personen en een betrouwbare doorstroom naar de boekhouding.
- 04Live met vangnet
We starten met controle op elke factuur en bouwen die af naarmate het vertrouwen groeit.
Facturen automatiseren
Veiligheid en wetgeving
Facturen bevatten financiële en persoonsgegevens, dus hier zijn we streng. De verwerking gebeurt binnen de EU, versleuteld in transit en at rest, en waar AI aan te pas komt gebruiken we waar mogelijk Europese endpoints. Uw documenten worden niet gebruikt om modellen te trainen.
De archivering houdt rekening met de Belgische bewaarplicht, en elk document blijft terug te vinden naast zijn boeking en goedkeuring. Dubbele betalingen en ongecontroleerde boekingen voorkomen we met harde validatieregels in plaats van met vertrouwen.
Facturen automatiseren
Veelgestelde vragen
Hoe accuraat is het uitlezen van facturen?
Op courante facturen halen we in de praktijk een zeer hoge nauwkeurigheid op de kernvelden. Belangrijker nog: het systeem geeft per veld aan hoe zeker het is. Alles wat onder uw drempel valt, komt expliciet ter controle in plaats van stil fout te gaan.
Werkt het ook met gescande facturen op papier?
Ja. Scans en foto's worden via OCR verwerkt vóór de AI-extractie. Bij slechte scankwaliteit daalt de zekerheid, en dan belandt de factuur automatisch in de controlelijst.
Kan het rechtstreeks boeken in onze boekhouding?
Als uw boekhoudpakket een API of importformaat heeft, ja. We koppelen onder andere met Exact Online, Yuki, Octopus en WinBooks. Waar geen API is, werken we met een gevalideerd importbestand.
Wat met Peppol en verplichte e-facturatie?
Structurele e-facturen (UBL via Peppol) hoeven niet uitgelezen te worden: die gegevens zijn al machineleesbaar en kunnen we direct verwerken. AI-extractie blijft nodig voor PDF's van leveranciers die nog niet op Peppol zitten. De flow vangt beide op.
Houden we de controle over wat er betaald wordt?
Volledig. Boeken en betalen zijn aparte stappen. U bepaalt welke bedragen automatisch door mogen, wie moet goedkeuren en vanaf welk bedrag er een tweede paar ogen nodig is.
Facturen automatiseren
Gerelateerde diensten
Contact
Klaar om uw administratie slimmer te maken?
Vertel kort welk proces vandaag tijd kost. We denken mee over een praktische oplossing — vrijblijvend en concreet.