Aanvraag binnen
Via een webformulier, een mail of uw website — de aanvraag komt gestructureerd op één plek terecht.
Offertes automatiseren
Offertes automatisch opmaken en opvolgen
Een offerte maken kost zelden lang omdat het moeilijk is, maar omdat de gegevens overal verspreid zitten: prijzen in Excel, klantgegevens in het CRM, vorige offertes in een map, de laatste versie van het sjabloon bij een collega. IT-TOGO maakt daar één vloeiende flow van: aanvraag binnen, offerte klaar, verstuurd en opgevolgd.
Offertes automatiseren
Waarom offertes meer tijd kosten dan ze zouden mogen
De meeste KMO's maken offertes in Word of Excel, op basis van een eerdere offerte voor een gelijkaardige klant. Dat werkt, tot het misloopt: een verouderde prijs die blijft staan, een verkeerde klantnaam in de voettekst, een versie die niemand meer terugvindt. En omdat het altijd net iets te lang duurt, gaat de snelste concurrent met de opdracht lopen.
Opvolging is het tweede verliespunt. Een verstuurde offerte waar niemand naar omkijkt is verloren omzet. Automatische opvolging — een herinnering na een week, een melding wanneer de geldigheidsdatum nadert — kost u niets en levert vaak meer op dan de tijdswinst bij het opmaken.
Offertes automatiseren
Hoe de geautomatiseerde offerteflow eruitziet
We bouwen de flow rond uw eigen manier van werken, uw prijslogica en uw huisstijl. Meestal bestaat ze uit deze stappen:
Gegevens verzamelen
Klantgegevens uit uw CRM, prijzen uit uw prijslijst, eerdere afspraken uit het dossier: automatisch opgehaald.
Controle en marge
Prijsregels, kortingen en minimummarges worden gevalideerd vóór er iets naar de klant gaat.
PDF genereren
Een correcte offerte in uw huisstijl, met oplopend nummer, geldigheidsdatum en de juiste voorwaarden.
Verzenden
Automatisch per mail met een begeleidende tekst, of eerst klaargezet ter goedkeuring.
Registreren en opvolgen
De offerte komt in uw CRM, met automatische herinneringen tot er een antwoord is.
Offertes automatiseren
Waar dit het verschil maakt
Deze situaties komen we het vaakst tegen bij KMO's die hun offertes automatiseren:
- Veel gelijkaardige offertes met variabele hoeveelheden of opties
- Prijzen die per klant, volume of periode verschillen
- Offertes die vandaag uit een oude Word-versie worden gekopieerd
- Aanvragen die via verschillende kanalen binnenkomen en kwijtraken
- Geen zicht op welke offertes nog openstaan of verlopen zijn
- Cijfers over winstkans die niemand uit de mailbox kan halen
Verder in hetzelfde procesFacturen automatisch verwerkenAdministratie automatiserenE-mails automatiseren met AI
Offertes automatiseren
Wat het uw bedrijf oplevert
Sneller antwoorden
Wie als eerste een correcte offerte stuurt, wint vaker de opdracht.
Altijd correcte prijzen
Eén prijslijst als bron, met validatie op kortingen en marges.
Consistente huisstijl
Elke offerte ziet professioneel uit, ongeacht wie ze opmaakt.
Geen vergeten opvolging
Automatische herinneringen zetten openstaande offertes weer in beweging.
Offertes automatiseren
Koppelingen in de offerteflow
Een offerteflow raakt bijna altijd meerdere systemen. Wij zorgen dat ze met elkaar praten:
- CRM (o.a. Teamleader, HubSpot, Odoo)
- Boekhouding, voor doorstroom naar facturatie
- Prijslijsten in Excel, ERP of een eigen database
- Microsoft 365 & Google Workspace voor mail en documenten
- E-signing voor digitale ondertekening
- Uw website of klantportaal voor inkomende aanvragen
Offertes automatiseren
Onze aanpak
- 01Uw offerte als vertrekpunt
We nemen een recente, echte offerte en ontleden welke gegevens erin zitten en waar die vandaan komen.
- 02Prijslogica vastleggen
Kortingen, staffels en uitzonderingen worden expliciet gemaakt in plaats van in iemands hoofd te zitten.
- 03Sjabloon en flow bouwen
Een pixelcorrect PDF-sjabloon plus de flow van aanvraag tot verzending.
- 04Opvolging activeren
Herinneringen, statussen en rapportering, zodat u ziet wat werkt.
Offertes automatiseren
Goedkeuring en controle
Een offerte is een commerciële belofte, dus u bepaalt zelf waar de grens van de automatisatie ligt. Veel klanten laten standaardoffertes automatisch vertrekken en zetten alles boven een bepaald bedrag of met een afwijkende korting eerst klaar ter goedkeuring.
Elke offerte krijgt een vast nummer, een versiehistoriek en een registratie van wie wat wanneer heeft aangepast of verstuurd. Data blijft binnen de EU en wordt enkel gebruikt waarvoor ze bedoeld is.
Offertes automatiseren
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook als elke offerte bij ons anders is?
Ja, zolang er structuur in zit. We automatiseren het repetitieve deel — klantgegevens, prijsregels, lay-out, nummering, verzending — en laten het inhoudelijke deel waar uw expertise zit gewoon aanpasbaar. U vult aan, het systeem doet de rest.
Kan de offerte in onze eigen huisstijl?
Zeker. We bouwen het PDF-sjabloon na op basis van uw bestaande offerte, inclusief logo, lettertypes, voorwaarden en ondertekening. Het resultaat is niet van uw huidige offerte te onderscheiden, behalve dat het sneller klaar is.
Gaat de offerte automatisch naar de klant?
Alleen als u dat wil. Veel bedrijven kiezen voor een tussenstap: de offerte staat klaar, iemand kijkt ze na en klikt op verzenden. Dat kost enkele seconden en houdt het commerciële oordeel bij een mens.
Kan de offerte doorstromen naar een factuur?
Ja. Bij goedkeuring kunnen we de offerte automatisch omzetten in een opdracht en een factuur in uw boekhoudpakket, zodat de gegevens geen tweede keer ingevoerd moeten worden.
Hebben we hiervoor een CRM nodig?
Niet noodzakelijk. Met een CRM koppelen we eraan; zonder CRM kunnen we een lichte eigen registratie bouwen waarin aanvragen, offertes en statussen samenkomen. Dat is vaak een eerste stap naar beter commercieel overzicht.
Offertes automatiseren
Gerelateerde diensten
Document Automation
Documenten automatisch genereren en gegevens eruit halen.
Bespreek uw projectAI Automation
Repetitieve administratie, communicatie en opvolging automatiseren.
Bekijk wat we kunnen automatiserenCustom Software
Webapplicaties, portals en dashboards wanneer standaard niet volstaat.
Bespreek uw projectContact
Klaar om uw administratie slimmer te maken?
Vertel kort welk proces vandaag tijd kost. We denken mee over een praktische oplossing — vrijblijvend en concreet.